Packing List(phiếu chi tiết hàng hóa) là một phần trong các giấy tờ trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa với những tên gọi khác nhau như phiếu chi tiết hàng hóa, bảng kê hàng hóa sản phẩm. Đây là giấy tờ quan trọng buộc phải có trong bộ hồ sơ chứng từ trong xuất nhập khẩu để làm thủ tục hải quan.
Trên List packing phải thể hiện đầy đủ thông tin về hàng hóa người bán đã bán cho người mua, từ đó người mua có cơ sở để đối chiếu và kiểm tra về chất lượng, mã hiệu, số lượng theo đơn được đặt hàng.
Thông thường nội dung một phiếu đóng gói hàng hóa sẽ thể hiện cho ta biết được về số lượng hàng, phương thức đóng hàng nhưng nếu dùng chung mẫu của Packing List và invoice thì sẽ thể hiện cả giá trị thực tế lô hàng
1. Phân loại Packing list
Sau khi bạn đã hiểu packing list là gì. Thì chùng ta sẽ tiếp tục phân loại các mẫu packing list là gì nhé?
Trên thế giới và tại thị trường Việt Nam hiện nay, có 3 mẫu packing list để phân biệt từng loại, hãy xem tiêu đề mỗi mẫu phiếu.
- Phiếu danh sách đóng gói chi tiết (Detailed packing list): Nội dung phiếu ghi chi tiết lô hàng, loại phiếu này thường dùng để người mua và người bán trực tiếp giao dịch, những loại này được gọi là phiếu danh sách đóng gói chi tiết.
- Phiếu đóng gói tập trung (Neutrai packing list): có đặc điểm trên nội dung không có tên người bán hàng.
- Phiếu đóng gói kèm bản kê và trọng lượng (Packing and Weight): trong phiếu này sẽ có đầy đủ các nội dung về danh sách đóng gói và trọng lượng hàng hóa.
2. Chức năng của phiếu đóng gói (packing list)
Chức năng của packing list là cung cấp những thông tin cần thiết của hàng hóa, tùy từng loại packing list sẽ bao gồm những thông tin cơ bản sau như:
- Số lượng và trọng lượng của danh sách hàng hóa là bao nhiêu trong thùng container.
- Số kiện hàng và số pallet cụ thể, số lượng hàng nhỏ được đóng vào hộp, thùng.
- Phương thức dỡ hàng: bằng xe nâng hay bằng tay để bố trí số lượng công nhân bốc dỡ phù hợp.
- Dự kiến về thời gian dỡ hàng để tính toán bao nhiêu số lượng hàng sẽ dỡ trong 1 ngày giúp người mua bố trí nhân lực nhận hàng và diện tích kho bãi phù hợp.
- List packing là phiếu đóng gói rất quan trọng trong bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu.
(Ví dụ như container có 20 kiện, đóng pallet thì có thể 1 cont trong vòng 30 phút, 1 giờ, 1 ngày dỡ được 8 cont nhưng nếu như container có 1000 kiện bốc rời thì có thể mất 1,5 – 2 giờ/container và 1 ngày chỉ dỡ được 4 cont hàng).
- Truy xuất được thông tin ca sản xuất, số máy, quản đốc,… để có thể khiếu nại với bên bán hay nhà sản xuất nếu sản phẩm bị lỗi, có thể đổi trả; tìm được kiện, bao, pallet chứa đựng hàng.
- 3. Các nội dung chính trong một mẫu Packing list
- Một Packing List có các nội dung chính bao gồm như:
| Tiêu đề trên cùng | Logo, tên, địa chỉ, số điện thoại, fax công ty,.. |
| Seller | Tên, địa chỉ, điện thoại, fax của công ty bán hàng. |
| Số và ngày đóng gói | Thông tin quan trọng. |
| Buyer | Tên, địa chỉ, điện thoại, số fax của bên mua hàng. |
| Ref No (Số tham chiếu) | Gồm những thông tin về số lượng đơn hàng hoặc những phần ghi chú về Notify Party thường sử dụng để thanh toán L/C thì mới cần ghi thêm thông tin này để thông báo khi hàng đến. |
| Port of Loading | Cảng bốc hàng |
| Port of Destination | Cảng đến |
| Vessel Name | Số chuyến và tên tàu vận chuyển |
| ETD (Estimated Time Delivery) | Ngày dự kiến tàu khởi hành |
| Product (Mô tả hàng hóa) | Tên hàng, ký hiệu, mã hiệu sản phẩm… |
| Quantity | Số lượng hàng theo mỗi đơn vị |
| Packing | Số lượng kiện, thùng và hộp đóng gói |
| NWT (Net weight) | Trọng lượng tịnh của hàng |
| GWT (Gross weight) | Trọng lượng tổng kiện hàng (tính cả thùng, hộp, dây buộc…). |
| Remark (Ghi chú thêm) | Phần chú thích |
4. Các mẫu packing list phổ biển
VINAPOT Tiên xin giới thiệu một số mẫu phiếu hàng hóa (Packing list) thông dụng dùng trong vận đơn bằng container của các hãng tàu như sau:
Nếu cần tham khảo hoặc tư vấn thêm thông tin về mẫu Packing List, vui lòng liên hệ với Ngọc Diệp Logisticschúng tôi để được tư vấn chi tiết.
